Skip to main content
Dự thảo Quy chế công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân

TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO

(Dự thảo)

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – tự do – Hạnh phúc

   

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HỆ THỐNG TÒA ÁN NHÂN DÂN

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TANDTC

Ngày tháng năm của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao)

Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về công tác lưu trữ trong quá trình quản lý và các hoạt động công tác lưu trữ được áp dụng trong hệ thống Tòa án nhân dân. Công tác lưu trữ của Tòa án quân sự các cấp thực hiện theo quy định của Bộ Quốc phòng và do Chánh án Tòa án Quân sự Trung ương quy định.

Công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân là công tác nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, số hóa, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Tòa án nhân dân các cấp; đồng thời thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp theo quy định của Nhà nước và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý theo phương án phân loại khoa học trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, tài liệu, đơn vị bảo quản, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu cầu khai thác hiệu quả, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

Thống kê lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp và hệ thống sổ sách thống kê nhằm cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch và chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ

1. Tòa án nhân dân tối cao thống nhất quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân.

2. Công tác lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao.

3. Tòa án nhân dân tối cao thống kê tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân.

Điều 4. Chính sách của Tòa án nhân dân về lưu trữ

1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Tòa án nhân dân các cấp, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.

Điều 5. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Chánh án Tòa án nhân dân các cấp có trách nhiệm quản lý và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ.

Điều 6. Người làm lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được xếp ngạch bậc và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.

2. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, chính sách theo quy định.

Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác lưu trữ

Hoạt động công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân các cấp phải tuân thủ quy định của pháp luật về Bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Toà án nhân dân được ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm trong công tác lưu trữ

1. Chiếm đoạt, làm mất hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

Chương II: CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục I: Lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của đơn vị mình công tác; không một cá nhân nào được mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi cơ quan, đơn vị hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác, trừ lý do công vụ và phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

2. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao; Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan; kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân cấp cao; Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

Điều 10. Trách nhiệm của Lưu trữ Tòa án nhân dân các cấp

1. Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện hướng dẫn thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Thực hiện thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; thực hiện việc huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người có thẩm quyền.

Hằng năm, Lưu trữ cơ quan và đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu (kể cả các vật mang tin khác như phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình) của lãnh đạo, các đơn vị chức năng và các tổ chức đoàn thể trong phạm vi cơ quan đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

g) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.

Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Các đơn vị và cá nhân chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong trong thời hạn 01 năm, kể từ năm công việc kết thúc. Hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong phải thống kê và chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Điều 12. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử của Tòa án nhân dân các cấp phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

2. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

3. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện theo quy định của Chính phủ và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Điều 13. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách hoặc giải thể

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào đơn vị khác hoặc sáp nhập để thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải được cán bộ của đơn vị cũ chỉnh lý, thống kê và chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận;

2. Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải được cán bộ của đơn vị cũ chỉnh lý, thống kê và chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào thì đơn vị đó tiếp nhận.

3. Nếu đơn vị giải thể thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan (nếu Tòa án cấp dưới giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ chuyển giao vào lưu trữ Tòa án cấp trên trực tiếp; hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước thì nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền).

Điều 14. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Tòa án nhân dân các cấp

1. Quy trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của Tòa án nhân dân tối cao, được thực hiện theo các bước sau:

a) Nghiên cứu và biên tập lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

b) Bổ sung tài liệu, hồ sơ trước khi chỉnh lý.

c) Xây dựng phương án phân loại và lựa chọn phương án phân loại.

d) Viết hướng dẫn chỉnh lý, hướng dẫn xác định giá trị và tiến hành chỉnh lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các nguyên tắc chỉnh lý, phải đạt yêu cầu đã được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011.

3. Hồ sơ, tài liệu của Tòa án nhân dân các cấp phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

Điều 15. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy phải do Hội đồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy chế này. Các đơn vị và cá nhân không được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu.

2. Xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được thực hiện ở các giai đoạn sau:

a) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư.

b) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở Lưu trữ cơ quan.

c) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong Lưu trữ lịch sử.

3. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân được ban hành kèm theo Quy chế này.

Điều 16. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Tòa án nhân dân các cấp bao gồm các thành phần sau:

1. Đối với Tòa án nhân dân tối cao:

- Chánh án: Chủ tịch Hội đồng

- Vụ trưởng Vụ Tổng hợp: Phó Chủ tịch Hội đồng

- Trưởng phòng Lưu trữ hồ sơ: Thư ký Hội đồng

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu hủy: Ủy viên

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên

2. Đối với Tòa án nhân dân cấp cao:

- Chánh án: Chủ tịch Hội đồng

- Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu hủy: Ủy viên

- Cán bộ lưu trữ: Ủy viên

- Đại diện Phòng Lưu trữ hồ sơ Tòa án nhân dân tối cao: Ủy viên

3. Đối với Tòa án nhân dân cấp tỉnh

- Chánh án: Chủ tịch Hội đồng

- Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu hủy: Ủy viên

- Cán bộ lưu trữ: Ủy viên

4. Đối với Tòa án nhân dân cấp huyện:

- Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Chủ tịch Hội đồng

- Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện: Ủy viên

- Cán bộ lưu trữ: Thư ký Hội đồng

Điều 17. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Tòa án nhân dân các cấp phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan. Hội đồng có nhiệm vụ sau:

1. Xem xét đối chiếu danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị huỷ cần xem xét lại thực tế tài liệu;

2. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản; lập biên bản và có đủ chữ ký của các thành viên;

3. Thông qua biên bản, trình cấp có thẩm quyển thẩm tra tài liệu hết giá trị;

4. Đối với tài liệu trước năm 1954 và tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa mà Tòa án nhân dân các cấp đang quản lý tuyệt đối không được phép hủy khi chưa được sự thẩm định trực tiếp của Lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao và chưa có quyết định cho phép bằng văn bản của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;

5. Đối với hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ tòa án khi hết thời hạn bảo quản, được Hội đồng xác định giá trị thẩm định và được phép của cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy theo quy định tại Điều 18, Điều 19 của Quy chế này.

Trước khi thực hiện tiêu hủy hồ sơ các vụ án phải giữ lại những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân được ban hành kèm theo Quy chế này.

Điều 18. Thẩm quyền hủy tài liệu hết giá trị của Tòa án nhân dân các cấp

1. Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh.

Điều 19. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

1. Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:

a) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao.

b) Cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện.

2. Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị

Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra.

3. Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra.

Điều 20. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

1. Hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho hồ sơ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị (phụ lục 01);

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

d) Việc huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm huỷ hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản (phụ lục 02).

2. Việc huỷ tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị huỷ không thể khôi phục lại được.

3. Nghiêm cấm việc lợi dụng hủy tài liệu để sử dụng vào mục đích khác hoặc bán tài liệu cần hủy cho những đối tượng khác.

Điều 21. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc hủy tài liệu hết giá trị được lập thành hồ sơ. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờ trình về việc hủy tài liệu hết giá trị (phụ lục 03);

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (phụ lục 04);

- Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị);

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (phụ lục 05);

- Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (phụ lục 06);

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liên quan khác (nếu có)

2. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản ít nhất là 50 năm tại Lưu trữ cơ quan kể từ ngày huỷ tài liệu.

Điều 22. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền của Tòa án nhân dân các cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 và khoản 1, khoản 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Cụ thể như sau:

1. Tòa án nhân dân tối cao: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sau 10 năm, kể từ năm kết thúc công việc.

2. Tòa án nhân dân cấp cao: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sau 10 năm, kể từ năm kết thúc công việc.

3. Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sau 10 năm, kể từ năm kết thúc công việc.

Mục II: Bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Điều 23. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

Chánh án Tòa án nhân dân các cấp có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 24. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ.

3. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao vàTòa án nhân dân cấp tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, bảo mật đối với kho lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho được đựng trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu.

Điều 25. Thống kê công tác lưu trữ

Thống kê công tác lưu trữ bao gồm:

1. Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ.

2. Chế độ thống kê lưu trữ thực hiện định kỳ; số liệu báo cáo thống kê lưu trữ định kỳ hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.

3. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ được quy định như sau:

a) Tòa án nhân dân tối cao gửi báo cáo thống kê về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Tòa án nhân dân cấp cao gửi báo cáo thống kê về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đồng thời gửi về Tòa án nhân dân tối cao để tổng hợp.

c) Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tòa án nhân dân tối cao gửi báo cáo thống kê về Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao để tổng hợp.

d) Tòa án nhân dân cấp tỉnh gửi báo cáo thống kê về cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh đồng thời gửi về Tòa án nhân dân tối cao để tổng hợp.

đ) Tòa án nhân dân cấp huyện gửi báo cáo thống kê về cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh đồng thời gửi về Tòa án nhân dân cấp tỉnh để tổng hợp.

Điều 26. Sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân được sử dụng để phục vụ công tác nghiệp vụ, trong nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm trong hoạt động xét xử và đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và công dân.

2. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống Tòa án nhân dân, các cơ quan, tổ chức và công dân đều có quyền được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao để nghiên cứu, học tập và phục vụ nhu cầu công tác, mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

3. Tòa án nhân dân các cấp phải xây dựng nội quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan mình. Thủ tục khai thác như sau:

a) Đối với người đến khai thác, sử dụng:

- Đối với các đơn vị trong hệ thống Tòa án nhân dân: Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải xuất trình phiếu yêu cầu (phụ lục 07) và phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc hệ thống Tòa án nhân dân: Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải xuất trình giấy giới thiệu (hoặc công văn) ghi rõ mục đích sử dụng và phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Đối với cá nhân: Phải có đơn xin sử dụng hồ sơ, tài liệu kèm giấy tờ tùy thân và phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Đối với cán bộ lưu trữ:

Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn của mình để đáp ứng yêu cầu khai thác hoặc từ chối khai thác.

c) Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, số trang hiện có trong mỗi hồ sơ cho khai thác, sử dụng và phải ghi vào sổ (phụ lục 08). Nếu thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát, rách nát phải lập biên bản ngay và giao cho người có thẩm quyền giải quyết, chỉ có người chịu trách nhiệm bảo quản mới được lấy hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho khai thác, sử dụng theo quy định.

Điều 27. Thẩm quyền và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền phê duyệt cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân được quy định như sau:

- Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao có thẩm quyền cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Tòa án nhân dân tối cao (trừ tài liệu có độ Tuyệt mật và Tối mật).

- Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao và Tòa án nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ cơ quan (trừ tài liệu mật).

- Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có thẩm quyền cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ cơ quan (trừ tài liệu mật).

2. Đối với tài liệu có độ Tuyệt mật và Tối mật, trước khi cho khai thác, sử dụng phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

3. Đối với tài liệu có độ Mật và tài liệu hạn chế sử dụng, trước khi cho khai thác, sử dụng phải được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng các đơn vị quản lý tài liệu thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh.

4. Nghiêm cấm mọi hình thức chiếm dụng, truyền tin, sao chụp tài liệu mật và tài liệu hạn chế sử dụng khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Điều 28. Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài

Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của hệ thống Tòa án nhân dân được quy định như sau:

1. Cán bộ, công chức Tòa án nhân dân khi đi học hoặc công tác ở nước ngoài, muốn đem tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân ra khỏi biên giới Việt Nam thì phải được phép bằng văn bản của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và chỉ được mang bản sao.

2. Người nước ngoài muốn nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ Mật của hệ thống Tòa án nhân dân phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và chỉ đọc tại phòng hồ sơ, tài liệu của cấp Tòa án đang trực tiếp quản lý hồ sơ, tài liệu đó.

3. Người nước ngoài muốn nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ Tối mật của hệ thống Tòa án nhân dân thì phải được phép bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Công an.

4. Người nước ngoài muốn nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ Tuyệt mật của hệ thống Tòa án nhân dân thì phải được phép bằng văn bản của Thủ tướng Chính phủ.

5. Người ngoài hệ thống Tòa án nhân dân không được mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Chánh án Tòa án cấp đó.

Điều 29. Sao tài liệu lưu trữ

1. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao có thẩm quyền cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao và được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

2. Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp mình và được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có thẩm quyền cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp huyện và được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

4. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

5. Bản sao tài liệu lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

Chương III: BẢO ĐẢM HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 30. Trách nhiệm quản lý thực hiện công tác lưu trữ

1. Chánh án Tòa nhân dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ của Tòa án cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; chỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân.

2. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao; Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giúp Chánh án cấp mình tổ chức và quản lý thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao. Bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức làm công tác này của Tòa án nhân dân cấp mình và Tòa án nhân dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị và của hệ thống Tòa án nhân dân.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tòa án nhân dân tối cao; Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân cấp cao,Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ và phân công cán bộ, công chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở đơn vị mình theo quy định của Nhà nước và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

4. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Tòa án nhân dân các cấp trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.

Điều 31. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

1. Nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ hồ sơ Tòa án nhân dân tối cao

- Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp tham mưu cho Chánh án quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân tối cao và hệ thống Tòa án nhân dân.

- Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế về lưu trữ.

- Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp xây dựng các văn bản của Tòa án nhân dân tối cao về việc hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân.

- Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với Tòa án nhân dân các cấp, các đơn vị và các tổ chức đoàn thể của cơ quan Tòa án nhân dân tối cao.

- Giúp Vụ trưởng Vụ Tổng hợp xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ, phối hợp với Học viện Tòa án, các Tòa án địa phương, các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và các cơ quan chuyên ngành khác hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ trong toàn hệ thống Tòa án nhân dân.

- Thực hiện thống kê và báo cáo thống kê về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật và Tòa án nhân dân tối cao; tổ chức sơ kết, tổng kết thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân.

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của văn thư cơ quan, các đơn vị, bộ phận và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan.

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ văn thư cơ quan, các đơn vị, bộ phận và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan.

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu để khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao.

- Bảo quản an toàn và tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật và Tòa án nhân dân tối cao.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp công tác lưu trữ định kỳ theo quy định của pháp luật.

Điều 32. Kinh phí cho công tác lưu trữ

Hàng năm Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào các quy định của Nhà nước và của hệ thống Tòa án nhân dân có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp mình lập dự toán kinh phí để sử dụng vào công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

Chương IV: CÁC ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống Tòa án nhân dân có nghĩa vụ, trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 34. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn Tòa án nhân dân các cấp thực hiện công tác lưu trữ theo Quy chế này.

Điều 35. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài hệ thống Tòa án nhân dân có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ của Tòa án nhân dân, có nhiều đóng góp cải tiến công tác lưu trữ của cơ quan và thực hiện tốt các điều quy định trong Quy chế này thì được biểu dương, khen thưởng theo chế độ thi đua khen thưởng của Nhà nước và của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Nếu vi phạm một trong những điều quy định của Quy chế này thì tùy theo mức độ sẽ bị xử lý hành chính hoặc xử lý hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Tòa án nhân dân tối cao để xem xét, giải quyết./.

 

CHÁNH ÁN

Nguyễn Hòa Bình

Dự thảo Quy chế công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân

Loại văn bản
Cơ quan soạn thảo
Toà án nhân dân tối cao
Ngày soạn thảo 12/07/2018
Ngày hết hạn lấy ý kiến
File toàn văn Dự thảo Quy chế công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân

Danhh sách tệp tin đính kèm

STT Tệp tin đính kèm Tải về

Dự thảo Quy chế công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân

Góp ý dự thảo

Nội dung góp của bạn đã được gửi đi thành công! Xin cảm ơn.
Lượt xem: 43

HỆ THỐNG VĂN BẢN

TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO

Truy cập trong ngày:

Tổng số lượng truy cập:

Địa chỉ : 48 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại: 04.62741133
Email: banbientap@toaan.gov.vn, tatc@toaan.gov.vn.
Quyền Trưởng Ban biên tập: Phạm Quốc Hưng - Chánh Văn phòng - TANDTC.

© Bản quyền thuộc về Tòa án nhân dân tối cao.
Đề nghị ghi rõ nguồn (Cổng TTĐT Tòa án nhân dân tối cao) khi đăng tải lại các thông tin, nội dung từ vbpq.toaan.gov.vn.

ácdscv